Pozyskiwanie środków finansowych Unii Europejskiej

I. Jak napisać dobry wniosek o grant ( dotację ) ?

Sam inteligentnie napisany wniosek o grant nie zagwarantuje finansowania, jednak jest to jeden z zasadniczych kroków w tym kierunku. Tak więc przystępując do pisania wniosku warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach:

• Należy zapoznać się z instrukcją ubiegania się o granty oraz wykazem grantów z ostatniego okresu. Każda instytucja przyznająca dotacje ma własne sformułowane misje i cele, opis typów wspieranych projektów, kryteria oceny wniosku, terminy aplikowania i maksymalną wysokość dofinansowania..
• Wniosek najlepiej jest wysłać po spotkaniu z osobą obsługującą program dotacji. Jeżeli trudno doprowadzić do spotkania, warto chociaż wysłać krótki opis projektu (zapytanie pisemne – w wielu programach to obowiązkowy krok przed złożeniem wniosków) przedstawiający potrzeby i proponowane rozwiązania wraz z kwalifikacjami waszej organizacji. Pamiętajmy także że we wniosku przedstawiamy potrzeby i problemy ludzi, do których kierowana będzie nasza pomoc a nie potrzeby i problemy naszej organizacji.
• Pokaż sponsorowi że realizujesz jego cele. Przedsięwzięcie, które pragniecie zrealizować należy przedstawić tak aby przekonać fundatora że jest ważne i pożyteczne (pomagamy osobie obsługującej granty sprzedać projekt tym, którzy podejmują ostateczne decyzje np.: Komisji Grantowej). Aby otrzymać pozytywną rekomendację warto skupić się na przedstawieniu własnych kwalifikacji i umiejętności (zarówno organizacji jak i koordynatora), przekonać o konieczności realizacji waszego projektu, przedstawić jego efekty a także możliwość kontynuacji w przyszłości bez dodatkowego finansowania.
• Wniosek powinien być zwięzły, na temat i bez popadania w przesadę. Najchętniej czyta się wnioski nie przekraczające 5-8 stron. Pamiętajmy ze na jeden program napływa czasem ponad 1500 wniosków, a osoby je obsługujące maja prawo być zmęczone. Ponadto warto trzymać się wewnętrznych wytycznych programu, które określają maksymalną ilość stron (pozostałe mogą zostać odrzucone) lub wymagają dołączenia całego pakietu dodatkowych dokumentów. Na pytania we wniosku odpowiadamy rzeczowo używając prostego języka. Projekt powinien być skromny a równocześnie wzbudzać w czytelniku zaufanie. Zamiast pisać ‘chcielibyśmy zrobić’ napiszcie ‘zrobimy’. Warto też zilustrować opis konkretnymi przykładami i danymi statystycznymi.
• Zarys wniosku i jego komponenty:
  1. strona tytułowa (informacje identyfikujące organizację, nazwa, adres, nr telefonu, faxu, e-mail; koordynatora projektu, tytuł projektu – musi być krótki i zapadać w pamięć, być zwięzły i odzwierciedlać treść projektu, datę projektu);
  2. streszczenie (w jednostronicowym wprowadzeniu należy wzbudzić zainteresowanie czytelnika, macie szansę wskazać jak atrakcyjny i ważny jest wasz projekt, należy odpowiedzieć na pytania kto, kiedy, gdzie, dlaczego, jak?);
  3. część opisowa (w dokładnym opisie przedstawiacie potrzeby na jakie odpowiada projekt, identyfikujecie problemy społeczne, ekologiczne, ekonomiczne do których rozwiązania wasz projekt się przyczyni, przedstawiacie krótką listę ogólnych celów, następnie dłuższą listę zadań, szczegółowy plan projektu, harmonogram działań i ocenę planowanych efektów projektu po jego zakończeniu,
  4. Budżet –zestaw szacowanych wydatków i wpływów (należy uwzględnić inne granty już przyznane lub wnioskowane, wkład własny organizacji (niektórzy fundatorzy wymagają 10 lub 20% wkład własny) może tu być oszacowany wkład pracy wolontariuszy,
  5. Deklaracja o zdolności do zrealizowania projektu (spełnianie wymogów administracyjnych, finansowych, programowych, kadrowych, prezentacja celu i misji waszej organizacji, lista obecnie realizowanych programów, historia organizacji, podsumowanie osiągnięć, wymienienie instytucji i organizacji współpracujących, lista otrzymanych grantów,
  6. Załączniki (jeżeli wymagalne) (lista członków zarządu, roczny budżet organizacji, sprawozdanie finansowe przedstawiające aktywa i pasywa, sprawozdanie z działań przygotowywane na koniec roku, listy popierające, artykuły opublikowane w gazetach.
• Samo napisanie wniosku nic nie daje należy jeszcze go wysłać – cały proces ubiegania się o granty wymaga ogromnego nakładu czasu, energii, cierpliwości i szczęścia, warto więc wyznaczyć osobę w waszej organizacji odpowiedzialną za pozyskiwanie funduszy.
• Nie należy nadmiernie koncentrować się na samym wniosku, bowiem ubieganie się o dotację to nie tylko sztuka zręcznego formułowania zdań i opracowywania budżetu ale przede wszystkim ‘wykorzystanie odpowiedniego momentu’ – dobre pismo, które dotrze do właściwego biurka w odpowiednim czasie może oznaczać początek efektywnej współpracy.
• A po złożeniu wniosku i jego przyjęciu, należy pamiętać, że otrzymane środki na projekt to nie tylko wielka radość, ale tez jeszcze wielka odpowiedzialność……

II. Zarządzanie projektem europejskim

FAZA PIERWSZA – KREACJA PROJEKTU

Dobry pomysł jest najlepszą zachętą, która może przyciągnąć zespół do jego realizacji . Dobry pomysł dobrze się sprzedaje i promuje. Daje on także możliwość samorealizacji i kreatywngo myślenia, dodaje treści pomocnej do merytorycznego sprawozdania z jego realizacji. Warto pamiętać o ocenie własnych sił i możliwości. Lepiej zacząć od sukcesu małego przedsięwzięcia niż klapy bardzo atrakcyjnego, lecz przerastającego nasze siły projektu. Przy kolejnych projektach ważne jest także założenie, że mamy zamiar kontynuować nasz pomysł. Jego cykliczność świadczy o naszej wiarygodności. Postrzegani jesteśmy jako organizacja, której raz się udało więc warto jej zaufać przy kolejnej edycji projektu. Na początku każdego działania potrzebny jest wybór z masy drobnych sugestii schematu naszych przyszłych działań. Burza mózgów, która towarzyszy pierwszej prezentacji pomysłu powinna zmierzać do modyfikacji naszego projektu. Często rzeczy dla nas oczywiste nie są takie dla wszystkich. Ustosunkowanie się do naszego pomysłu przez zespół sprawia, że łatwiejsza jest późniejsza motywacja dla naszego wspólnego projektu. Projekt staje się wspólny gdy jest realna możliwość wpływu na jego realizację. Świadomość jego współtworzenia to potrzeba podporządkowania własnych działań z działaniami innych osób. Zasady podziału zadań powinny być ustalone w pierwszej fazie realizacji projektu.

FAZA DRUGA – PROMOCJA PROJEKTU

Druga faza zmierza ku przedstawieniu naszego projektu szerszemu gronu odbiorców między innymi prasie, radiu, telewizji. Jest to także czas na przedstawienie naszej oferty sponsorom prywatnym lub złożenia wniosku o uzyskanie grantu, dotacji finansowej od instytucji je przyznającej. Jest to wytężony okres poświęcony na lobbing projektu. Z pewnością ułatwi ten etap stworzenie kilku kotwic medialnych, czyli ciekawych, niepowtarzalnych szczegółów naszego projektu, który odróżnia go od innych.

FAZA TRZECIA – REALIZACJA PROJEKTU

Wśród kilku ważnych zasad w tym etapie wymienić należy konieczność wyznaczania sobie terminów do których zobowiązujemy się zrealizować określone zadania. Zawsze powinno to być troszkę wcześniej niż faktyczny moment, którego przekroczenie odbiło by się niekorzystnie na realizacji projektu. Nie ma ludzi niezastąpionych, ważne jest więc tworzenie archiwum z pracy nad projektem do którego dostęp będą mieli wszyscy realizujący projekt. Jest to także baza danych do realizacji kolejnego projektu. Pamiętać należy przede wszystkim o zasadach Murphy’ego: wszystko może się zdarzyć dlatego bądź do tego przygotowany. Zabezpieczenia to niewidoczny element, który decyduje o sukcesie przedsięwzięcia. Stosuj szablony operacyjne, rozpisane scenariusze działań z podziałem na osoby je realizujące i z dokładnie rozpisanym czasem realizacji poszczególnych działań. Warto do tego dodać entuzjazm, szczyptę zaufania we własne siły i możliwości osób z nami współpracujących. Projekt jest tak dobry jak zespół go realizujący, więc dobry dobór osób z nami pracujących i zagwarantowanie dobrej komunikacji między nimi to kolejny przyczynek do osiągnięcia zamierzonych celów. Niewątpliwie przyda się też przysłowiowe szczęście chwili i sukces murowany.

FAZA CZWARTA – PODSUMOWANIE PROJEKTU

Podsumowanie projektu to rozliczenie finansowe i merytoryczne, analiza pracy w grupie i indywidualnej, naszych potknięć i sukcesów, podziękowania wszystkim i za wszystko, dobrej zabawy dla odreagowania stresu i zacieśnienia stosunków panujących w grupie oraz planowanie kolejnego projektu.